O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

Uma ferramenta completa e eficiente, o Ciclo PDCA é um dos métodos mais conhecidos e utilizados para auxiliar na melhoria contínua de processos empresariais.

O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

O Ciclo PDCA, também conhecido como PDCS, é um método de gestão de projetos voltado para a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços. Essa ferramenta já é aplicada há quase 70 anos, porém continua sendo uma das melhores de gestão que estão em uso.

O Ciclo PDCA é constituído de quatro etapas as quais dão nome ao método. Essas etapas devem ser aplicadas na ordem em que são colocadas, para que a ferramenta seja eficiente. São elas:

  • Plan (Planejar)
  • Do (Executar)
  • Check (Verificar)
  • Act (Agir)

O físico e estatístico Walter A. Shewhart é o criador do Ciclo PDCA. Inspirada no método científico de Francis Bacon que utilizava as etapas de hipótese, experimentação e avaliação, a princípio a ferramenta foi elaborada com três etapas: especificação, produção e inspeção.

No ano de 1938, o físico W. Edwards Deming, o pai do controle de qualidade moderno, juntou-se a Shewhart e juntos desenvolveram o até então chamado Ciclo de Shewhart com as etapas: planejar, executar, verificar e agir.

O PDCA deve ser aplicado de forma repetida e sistemática para que os seus efeitos sejam percebidos a médio e longo prazo. As etapas permitem a melhoria contínua dos processos da organização e o gerenciamento otimizados dos projetos. Ao planejar, executar, verificar e agir, repetindo esse ciclo várias vezes, é possível eliminar os erros e aprimorar cada atividade.

1ª Etapa: Planejemento (Plan)

Planejar é o primeiro passo para o PDCA. Nessa etapa, os objetivos são esclarecidos e as estratégias organizadas e registradas. É também nessa etapa que problemas e obstáculos são identificados e, por isso, é importante que o planejamento seja seguido à risca. Porém, nada impede que o plano seja revisado.

Em primeiro lugar é preciso entender qual o problema e delimitá-lo. Para isso, pode-se analisar a frequência a qual ele ocorre, o histórico das atividades e quais as consequências para a empresa, principalmente as perdas.

A análise do problema permite determinar as causas dos acontecimentos. É importante entender os pontos e variáveis que são mais prováveis de causarem a falha. Após isso, é necessário validar as hipóteses até encontrar a raiz do problema, que será a direção para o planejamento.

2ª Etapa: Execução (Do)

Após o planejamento, é hora de partir para a ação. A equipe responsável coloca em prática tudo o que foi planejado. Ter um plano de ação é importante para não se perder nas atividades, tarefas e rotinas que serão colocadas em prática.

É importante que a equipe responsável seja treinada e instruída para seguir as determinações corretamente. A liderança tem como papel direcionar os colaboradores para completar as tarefas da melhor forma possível.

3ª Etapa: Verificação (Check)

É sempre importante verificar como está o andamento do planejamento estabelecido. Conforme o plano é cumprido, é preciso verificar os resultados das ações e avaliar os frutos obtidos com isso. É importante identificar quais os ganhos e aprender com os erros. Nessa etapa, o uso de ferramentas, que permitem analisar os dados com métricas, é de grande ajuda.

Os dados devem ser transformados em informações e, em seguida, serem transformados em conhecimentos que nortearão as tomadas de decisão futuras.

4º Etapa: Agir (Act)

Ao comparar o planejamento com o que foi executado, é normal identificar desvios. É sobre esses erros que a empresa deve trabalhar e agir para que as correções ocorram da melhor forma possível.

O segredo do PDCA é aprender com o processo, aprimorá-lo e aplicar as melhorias em um novo planejamento. Ao fazer isso, é mais fácil de identificar quais as melhorias que ajudarão e quais não trarão ganhos para a empresa.

É importante que medidas corretivas sejam adotadas para garantir que as melhorias dos processos sejam incorporadas ao cotidiano de trabalho da empresa. Isso evitará reincidência de erro e retorno dos problemas. Deve-se ter cuidado para que os velhos hábitos não sejam retomados adotando uma mudança oficial e registrando em documentos internos os novos procedimentos.

Para finalizar, é importante realizar um balanço do aprendizado e planejar as próximas iterações. Nessa etapa é preciso identificar os problemas que restaram e reforçar o comprometimento de todos os colaboradores com as mudanças implementadas.

O PDCA é um método muito importante quando tratamos de gestão de projetos. A eficácia é tamanha que até hoje é amplamente empregado em várias empresas pelo mundo. A simplicidade da ferramenta, consistindo em quatro passos básicos para implementação, permite que toda a equipe entenda a importância e o mecanismo do PDCA, o que permite maior engajamento e motivação para aplicá-lo.