Conheça os 6 passos essenciais para otimizar processos organizacionais

Entenda o que é otimização de processos e conheça os 6 passos que empresas de sucesso seguem para se manterem competitivas no mercado.

Conheça os 6 passos essenciais para otimizar processos organizacionais

Para padronizar os processos, identificar ações necessárias para melhorar processos e garantir que as mudanças sejam profundas o suficiente para causarem o ganho desejado, o mapeamento de processos apresenta-se como uma técnica útil e fortemente necessária. Dessa forma, as atividades são mais eficientes o que torna a organização mais competitiva no mercado em que estão inseridas. Porém, realizar esse mapeamento pode ser uma tarefa desafiadora de acordo com a complexidade das características de cada empresa.

Normalmente a maior dificuldade para realizar o mapeamento se encontra em entender por onde começar e o caminho que deve ser tomado. Neste artigo serão apresentados passos para facilitar o entendimento desta ferramenta e de sua implementação.

Passo 1: Mapeando o processo

O primeiro passo para mapear processos consiste em definir quais os processos que precisam ser mapeados. Mapear todos os processos da organização demanda tempo, recursos e energia. Por isso, é importante focar em processos que são realmente relevantes. Para decidir se um processo deve ou não ser mapeado, analise os seguintes pontos: objetivo do mapeamento, criticidade, riscos envolvidos e nível de detalhamento necessário.

Para um mapeamento efetivo, é necessário um levantamento dos documentos envolvidos e das metodologias de realização das atividades. Assim, será possível esquematizar de forma detalhada os processos. Ao final desta etapa, é necessário ter as seguintes informações: definição do processo, atividades detalhadas, pessoal envolvido e etapas documentadas ou passíveis de documentação.

Passo 2: Redesenhando o processo

Redesenhar o processo tem como objetivo identificar os pontos de melhoria de forma conjunta. Com todo o processo mapeado, informações levantadas e entendimento sobre a metodologia das atividades, é realizada uma avaliação para se chegar a uma nova versão do processo visando eliminar problemas e dificuldades encontradas.

Para realizar esta etapa de forma correta, busque alcançar os seguintes objetivos: evitar retrabalho, padronizar atividades, automatizar o que for possível, excluir atividades desnecessárias, aprimorar a comunicação entre áreas e estabelecer responsáveis ao longo do processo.

Passo 3: Modelagem técnica

A modelagem técnica nada mais é do que desenhar um mapa de processo, ou seja, representar graficamente o fluxo de atividades de cada processo. É comum a utilização da notação BPMN (Business Process Model and Notation) que transcreve os processos com as etapas representadas em símbolos. O BPMN possui cinco categorias básicas:

  • Objetos de Fluxo: são elementos gráficos principais que são utilizados para definir o comportamento do processo. Dividem-se em atividades (trabalhos executados), eventos (ocorrências) e entradas (pontos de desvio);
  • Objetos de Dados: são representados por objetos de dados, entradas de dados, saídas de dados e armazenamentos de dados;
  • Objetos de Conexão: conectam os Objetos de Fluxo entre si ou com outras informações. São os responsáveis pela sequência de atividades e por todo o fluxo do processo. Os Objetos de Conexão são fluxos de sequência, fluxos de mensagens e associações;
  • Raias: são usadas para agrupar elementos de modelagem;
  • Artefatos: fornecem informações adicionais sobre o processo. Tecnicamente, o BPMN apresenta Grupos e Anotação de Texto, mas a modelagem é livre para definir ou criar seus próprios artefatos.

Para a construção do mapa de processos é necessário envolver as pessoas em uma construção colaborativa. É preciso entender que o time operacional é o que melhor conhece as particularidades de um processo, afinal, é quem realiza as atividades diariamente. Por isso, é importante desenvolver um mapeamento colaborativo, que promova a troca de experiências.

Passo 4: Implementação

Após mapear, redesenhar e modelar os processos, este é o momento em que eles começam a ser automatizados. Com um novo fluxo de trabalho, tarefas antes executadas manualmente ou com a utilização de sistemas diferentes são automatizadas e integradas de forma que há um ganho em eficiência e agilidade nos processos.

Passo 5: Monitoramento do processo

Essa etapa se resume a três principais ações: executar, monitorar e administrar os fluxos. O objetivo é que os processos atinjam uma padronização ideal para o funcionamento. É necessário deixar que a execução do processo ocorra por tempo suficiente para que falhas e possíveis problemas não identificados anteriormente apareçam.

Pode acontecer nesta etapa de os resultados não serem satisfatórios logo na primeira tentativa. Testar e errar é a base de todo método científico, portanto, não significa que todo o trabalho deve ser deixado de lado, apenas que os passos anteriores devem ser revisados.

Passo 6: Melhoria contínua

O acompanhamento periódico dos resultados é o fim deste ciclo, porém, indica o início de um longo trabalho que terá como objetivo ganho de eficiência e produtividade. Nesta fase os resultados do andamento dos processos devem ser analisados continuamente buscando o aperfeiçoamento.

É necessário sempre estar atento aos indicados dos processos, mesmo que o mapeamento tenha ocorrido apenas para documentação ou padronização deles. É importante realizar os ajustes de forma responsável: não cedo demais a ponto não ter embasamento para as mudanças e não tarde demais de forma que o prejuízo já tenha ocorrido de forma significativa.